Вакансии

Приглашаются на работу:

Помощник директора

Должностные обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной и художественно-творческой деятельности директора и художественного руководителя учреждения. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, в том числе по электронной почте учреждения, с применением электронного документооборота, передает ее в соответствии с принятым директором решением в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство учреждения с применением компьютерной техники – электронный документооборот. Осуществляет посредством электронного документооборота коммуникацию с вышестоящей организацией учреждения – Департаментом культуры города Москвы (cumail.ru) и другими организациями. Контролирует, принимает документы на подпись директору. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность их оформления, обеспечивает их редактирование и передает на подпись директору. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает телефонограммы, а также информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений организации, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию директора служебные документы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников организации. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Пятидневная рабочая неделя (выходные суббота и воскресенье). Отпуск 28 календарных дней.
Заработная плата от 30 000 руб.
Резюме отправлять на почту: olesaivolkova@yandex.ru


Ведущий архивист

Должностные обязанности:

Комплектование документами, в следующем составе:
– Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений театра, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.
– Документы по личному составу ликвидированных структурных подразделений театра.
– Документы по личному составу ликвидированных (реорганизованных) учреждений, правопреемником которых стал театр.
– Научно-справочный аппарат к документам архива.
– Учёт, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
– Подготовка и своевременная передача документов на государственное (постоянное) хранение в Объединенный архив с соблюдением обязательных требований в сфере архивного законодательства.
– Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях театра.
– Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений театра, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями.
– Разрабатывает и согласовывает в установленном порядке:

– с руководством театра и его структурными подразделениями планы-графики приема дел в архив;
– с руководством театра графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры города Москвы и графики передачи документов театра на постоянное хранение в Объединенный архив.

– Составляет и представляет в установленном порядке не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры города Москвы.
– Осуществляет учёт и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
– Организует использование документов:

– информирует руководство и должностных лиц театра о составе и содержании документов архива;
– выдаёт в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива либо во временное пользование сотрудникам структурных подразделений театра;
– ведет учёт использования документов, хранящихся в архиве.

– Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Экспертной комиссии театра.
– Оказывает методическую помощь при формировании номенклатуры дел театра, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях театра, а также подготовку дел к передаче в архив.
– Участвует в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников, ответственных за ведение служебного и архивного делопроизводства.
– Ежегодно представляет в Объединенный архив сведения (паспорт) о составе и объёме документов по установленной форме.
– Готовит и в установленном порядке передает на государственное (постоянное) хранение в Объединенный архив документы театра.
– Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в государственные архивы.
– Ведет работу по топографированию документов. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.
– Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.
– Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.
– Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
– Участвует в ведении наблюдательных дел архива. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам и службам делопроизводства театра – источников комплектования.
– Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.
– Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике. Исполняет запросы различного характера.
– Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

Сокращенная рабочая неделя, отпуск 28 календарных дней.
Заработная плата от 25 000 рублей
Резюме отправлять на почту: olesaivolkova@yandex.ru